Von der Betreffzeile zur Signatur – Weniger E-Mails senden, mehr kommunizieren

Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation in der modernen Arbeitsumgebung

Vorwort

Ich habe dieses Stück vor einem Jahr geschrieben, es aber nicht veröffentlicht. Es wurde als Erforschung effektiver Kommunikationsmethoden in einer sich ständig verändernden digitalen Landschaft geschrieben. Ich habe damals die Relevanz in Frage gestellt – ich habe gefragt, wie viele Unternehmen neue Tools für die digitale Kommunikation implementieren, wie viele ausschließlich auf E-Mails stecken und wie viele absichtlich in persönliche Interaktionen investieren. Es scheint, dass das Coronavirus meine Fragen beantwortet hat. Die Art und Weise, wie wir bei der Arbeit kommunizieren, zu verändern, ist keine Wahl mehr, sondern eine Voraussetzung – eine erzwungene Innovation.

Während wir t aktiv dieser Transformation unterziehen, ist es wichtig zu verstehen, wie wir die uns zur Verfügung stehenden Tools optimal nutzen können, einschließlich der bewährten – E-Mail.

Weniger E-Mails senden, mehr kommunizieren

Ich bin kürzlich von einem zweiwöchigen Urlaub zurückgekehrt – meine erste wesentliche Arbeitspause seit zwei Jahren. In den Tagen vor meiner Abreise wuchs meine Angst.

Die ersten beiden sind allgemeine Bedenken für jeden Mitarbeiter in jeder Organisation, da sie sich auf eine längere Abwesenheit vorbereiten. Die Arbeit wird ohne Sie fortgesetzt und Sie werden bestimmt etwas verpassen – aber Sie werden aufholen. Das dritte Problem ist jedoch ein Problem, das wir seit Jahrzehnten zu lösen versuchen – E-Mail-Müdigkeit.

Es steht außer Frage, dass E-Mail das primäre Kommunikationsmittel in Arbeitsumgebungen ist – im Durchschnitt erhalten Fachleute 120 E-Mails pro Tag. Es mangelt auch nicht an Recherchen und Meinungen zum Umgang mit E-Mails bei der Arbeit.

Obwohl jeder dieser Tipps hilfreich sein kann, beziehen sich alle darauf, was zu tun ist, wenn Sie zu viele E-Mails haben, und nicht darauf, warum wir zu viele E-Mails haben – oder auf die Effektivität der E-Mails, die wir erhalten. Trotz der Innovationen von Teams, Hangouts und Slack hat keine App unsere Abhängigkeit von der bewährten Betreffzeile und Signatur gebrochen. Wie können wir weniger E-Mails versenden und mehr kommunizieren?

Hier einige Tipps, wie Sie E-Mails in einer modernen Arbeitsumgebung optimal nutzen können.

1. Wenn das Schreiben länger dauert, antworten Sie – senden Sie es nicht.

Aus diesem Grund telefonieren Mobiltelefone immer noch – trotz der Häufigkeit, mit der wir SMS schreiben. Führen Sie ein 30-Sekunden-Gespräch, schreiben Sie keine E-Mail mit 30 Absätzen.

2. CC = Kontext, Klarheit (und manchmal Inhalt)

Jeder hat Geschichten über einen Posteingang voller Nachrichten, denen es an Kontext und Klarheit mangelt oder die irrelevanten Inhalt enthalten.

Bevor Sie jemanden zu dieser zweiten Zeile hinzufügen, fragen Sie sich:

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen “Nein” lautet, ziehen Sie einen anderen Ansatz in Betracht. Senden Sie eine Zusammenfassung und fügen Sie die E-Mail als Zusatzinformation hinzu. Oder senden Sie es überhaupt nicht – besprechen Sie es bei Ihrem nächsten Meeting oder Check-in.

3. BCC – Weil ich meinem (Kollegen / Kunden / Unternehmen)

nicht vertrauen kann

BCC ist schattig gestaltet. Es ist hinterhältig – aber nützlich, einen geheimen Empfänger in einer Nachricht zu haben, die kein anderer Empfänger sehen kann.

Hier gelten die CC-Regeln – bombardieren Sie Ihren Chef oder Kollegen nicht damit. Wenn Sie dem Empfänger Ihrer Nachricht jedoch nicht vertrauen können, kann BCC verwendet werden, um eine Papierspur zu führen.

4. Betreffzeilen müssen sich nicht reimen

Die Person, die Sie per E-Mail kontaktieren, hat wenig Zeit (siehe, was ich dort getan habe).

Während Dr. Seuss (und ich) Ihre Kreativität schätzen, werden Ihr Chef und Ihre Kollegen Ihre Klarheit schätzen.

Betreffzeilen sollten handlungsorientiert, klar und zeitkritisch sein.

“AKTION: Überprüfung eines neuen Vertrags – fällig am Freitag, 13:00 Uhr” ist viel klarer als

‘Überprüfung’ ‘Neuer Vertrag’ ‘Fälliger Freitag’ oder ‘Verträge und Katzen in Hüten’

5. Hallo, Hallo, Hey, Grüß dich …

10 Leute, die in 10 Minuten Hallo zu Ihnen sagen, fühlen sich möglicherweise wie eine Berühmtheit. Wenn Sie innerhalb von 10 Minuten 10 Mal Hallo sagen, haben Sie möglicherweise das Gefühl, die Relativitätstheorie zu testen.

Angenehmheiten sind nett, wenn Sie ein Gespräch beginnen. Sie sind unangenehm, wenn Sie ein Gespräch fortsetzen. Behalten Sie die “Höllen” und “Wie geht es Ihnen?” Bei Ihrer ersten Nachricht oder, wenn es eine Weile her ist.

Wenn Sie hin und her gehen, ziehen Sie zuerst eine andere Methode in Betracht (Anruf oder Sofortnachricht). Wenn Sie direkt per E-Mail kommunizieren müssen, antworten Sie so, als würden Sie ein Gespräch führen – weil Sie es sind.

Versuchen Sie “Vielen Dank für Ihr Feedback, Brian.” Anstelle von „Hallo Brian, vielen Dank für Ihr Feedback.“

6. BLUF ist kein Bluff

Wenn Sie noch nichts von BLUF (Bottom Line Up Front) gehört haben, beschuldige ich Sie nicht – es klingt wie ein Wortspiel oder ein Broadway-Musical – es ist keines von beiden. BLUF ist ein System, das hauptsächlich von Militärpersonal und Unternehmensleitern verwendet wird, um wichtige Informationen aus der Nachricht hervorzuheben. Hier erfahren Sie, was Sie zuerst wissen müssen, und geben dann den Kontext an.

Lesen: So schreiben Sie E-Mails mit militärischer Präzision für eine Anleitung zur Verwendung von BLUF.

7. Kurzform nicht Kurzgeschichten

Absätze eignen sich hervorragend für Erzählungen, aber nicht für Informationen. Denken Sie absichtlich über Ihr Nachrichtenformat nach.

Welches Format Sie auch gewählt haben, stellen Sie sicher, dass es konsistent ist. Wenn Sie Ihre Schriftart oder Ihr Format auf halbem Weg durch eine Nachricht wechseln, wird Ihre Nachricht nicht klarer (siehe, was ich dort getan habe).

8. Beenden Sie mit Aktion

Seien wir ehrlich – wir erhalten zu viele E-Mails und verbringen mehr Zeit mit Überfliegen als mit Lesen. Ein klarer Aufruf zum Handeln am Ende Ihrer Nachricht hilft dabei, den Zweck Ihrer Nachricht zu verstärken.

Beispiel: “Werden Sie am 30. November an der Rezeption teilnehmen?”

Pro-Tipp: Kombinieren Sie diese Methode mit einem BLUF (Tipp 6) für ein aktionsorientiertes Sandwich. Ihre Anfrage ist das erste und letzte, was Ihr Empfänger liest.

9. Eine subtile Abmeldung

Ähnlich wie bei einer Begrüßung kann sich das Abmelden jeder Nachricht mit “Cheers”, “Mit freundlichen Grüßen” und “All the best” wiederholen. Eine weiche oder subtile Abmeldung ist akzeptabel und wird oft bevorzugt. Wenn es nicht die erste oder letzte Nachricht in Ihrer Kette ist, lassen Sie die Höflichkeiten fallen oder tauschen Sie sie gegen einen Vornamen oder Initialen aus.

10. E-Mail ist nicht alles

Ich habe mit dieser Liste begonnen, um unsere Abhängigkeit von E-Mail als Kommunikationsmittel zu loben. Während es unwahrscheinlich ist, dass E-Mails vollständig verschwinden, entwickelt sich unsere Verwendung weiter. IM-Plattformen wie Teams und Slack schützen unseren Posteingang vor einzeiliger E-Mail-Unordnung. Videokonferenz-Tools wie Zoom können persönliche Besprechungen ersetzen. Jedes Mal, wenn wir diese und andere Tools verwenden, senden wir weniger E-Mails und kommunizieren mehr.