SharePoint를 사용하여 값 비싼 MS Project 라이선스 방지

MS Project 파일을 SharePoint에 동기화하는 방법에 대한 시리즈의 일부입니다. 다음으로 2 부 , 제한 및 지원되는 기능을 참조하세요.

아니요 o, 단순한 SharePoint 작업 목록이 Microsoft Project를 대체 할 수 있다고 말하는 것이 아닙니다. 프로젝트 관리자는 간단한 SharePoint 작업 목록을 사용하여 팀의 모든 사람이 프로젝트 라이선스없이 프로젝트 파일을보고 업데이트 할 수 있도록하면서 MPP (프로젝트의 독점 파일 유형) .

배경

당신이 프로젝트 관리자이거나 그들과 함께 일한다면, 특히 PMI 인증을받은 프로젝트 관리 전문가 (PMP)는 제가 “MS 프로젝트 역설”이라고 부르고 싶은 일에 부딪 힐 것입니다. 당신은 Project에 대한 충분한 라이선스가 없습니다. 모든 팀원이 파일을 보거나 수정할 수 있으며 관리팀에서 더 이상 라이선스를 승인하지 않습니다.

MS Project는 매우 강력한 도구이지만 저렴하지 않습니다. 이 게시물을 게시 할 당시 Project Professional 2016에 대한 개별 라이선스는 $ 1,160이며, 비즈니스 상황을 위해 구입하는 경우 더 많을 것입니다.

그러면 모든 사람이 상태를 확인하고 업데이트 할 수 있도록하려면 어떻게해야하나요?

소개

일반적인 상황은 PM에게 Project가 있다는 것입니다.하지만 계획을 보거나 일부 상태 업데이트를 가끔 만 수행해야하는 사람에게 전체 프로젝트 라이선스를 정당화하기 어렵 기 때문에 다른 사람은 거의 없습니다. 그러나 모든 사람이 파일을 열거 나 직접 업데이트 할 수 있다면 시간이 확실히 절약됩니다.

여기에는 정기적 인 상태 업데이트가 필요한 프로젝트 팀원이 포함되지만, 프로젝트에 대한 자세한 업데이트를 가끔받는 것을 좋아하는 회사의 임원은 어떻습니까? 월 1 회 검토 습관을 위해 프로젝트 라이선스를 구입하는 것을 정당화 할 수 있습니까? 더 좋은 점은 그들이 프로젝트 파일을 열고 아기를 부러 뜨리지 않을 것이라고 믿어 본 적이 있습니까?

이 모든 것 때문에 MPP 파일이있는 곳에 항상있는 것처럼 보이므로 MPP의 PDF 버전도 근처에 있습니다. 너무 많은 사람들이 MPP를 열 수 없기 때문입니다. 하지만 SharePoint 덕분에 더 이상 필요하지 않습니다!

MPP를 SharePoint 작업 목록에 연결하면 프로젝트 역설을 피할 수 있습니다. PM에게 MPP 파일을 제어 할 수있는 기능을 제공하고 작업 목록에 대한 정보를 동기화하여 작업 목록에 대한 올바른 액세스 권한을 가진 모든 사람이 상태를 보거나 프로젝트에 동기화되는 업데이트를 수행 할 수 있도록합니다. 동기화는 양방향입니다.

SharePoint Online (Office 365의 일부)을 사용하는 경우 공급 업체, 하청 업체, 클라이언트, 고객을 포함한 외부 동료에게 무료 액세스를 제공 할 수도 있습니다. 기본적으로 이메일 주소가있는 모든 사람입니다.

MS Project 역설을 피할 수있는 독창적 인 방법입니다.

동기화 옵션

좋아요.이 솔루션의 굉장한면에서 우리 손을 더럽혀 보겠습니다. SharePoint와 Project 간의 동기화에는 세 가지 옵션이 있습니다. 다음을 수행 할 수 있습니다.

아래에서 내 생각, 의견 및 몇 가지주의 사항과 함께 이러한 각 기능이 어떻게 작동하는지 설명하겠습니다.

아래 스크린 샷에서는이 웹 사이트에있는 건설 프로젝트 MPP 파일의 예를 사용했습니다. 내 MPP는 아래와 같습니다. 100 개 이상의 작업이 있었고 적어도 3 단계 들여 쓰기 된 작업이있었습니다. 대부분의 항목에는 이전 항목과 후속 항목이 있습니다. 모두 확인 된 리소스가 있습니다.

MPP에서 사이트 만들기

현재 사용 중이거나 진행중인 프로젝트를 위해 구축중인 MPP가있는 경우 MPP 파일을 기반으로 처음부터 SharePoint 사이트를 만들 수 있습니다.

이 방법을 권장합니다. 쉽고 깔끔하며 모든 프로젝트 관련 콘텐츠를 한 곳에 보관합니다. 다른 두 가지 옵션 (아래에서 설명)은 처음부터 시작하지 않기 때문에 정리하기가 더 어렵습니다.

먼저, 사용중인 MPP를 일반적으로 구체화하고 첫 번째 동기화를 푸시하기 전에 원하는 모든 열을 포함하는 것이 좋습니다.

“하지만 우리는 나중에 MPP를 구축하고 지금 사이트를 구축하고 싶습니다.”또는“하지만 아직 MPP에 대한 정보가 충분하지 않습니다. 사이트를 먼저 시작하겠습니다.” 좋습니다.하지만 먼저 프로젝트 계획을 세우고 알려진 엔터티 에 솔루션을 구축해야한다고 말합니다. 비즈니스 분석 모범 사례 및 모든 것; 그냥 말하세요.

둘째,이 작업을 수행하는 사람은 1) Microsoft Project Professional 라이선스와 2) SharePoint에서 사이트를 만들 수있는 권한이 있어야합니다. PM과 사이트 소유자 (또는 IT 관리자)가 함께 앉아이 작업을 수행하여 모든 작업이 점으로 구분되고 교차되는 것이 가장 좋습니다.

PM이라면 SharePoint 관리자로부터 사이트를 만들 수 있습니다. 관리자 인 경우 아직없는 경우 Project에 대한 임시 라이선스를받습니다. 두 사람 모두 화면 공유를 통해 또는 직접이 작업을 수행합니다. 첫 번째 동기화가 푸시되면 (프로젝트 라이선스가있는 PM) 더 이상 사이트를 생성하기위한 액세스 권한이 필요하지 않습니다. 그러나 사이트에 대해 최소한 디자이너 권한을 무기한으로 유지해야합니다 (사이트 소유자 / 모든 권한이 더 좋습니다).

셋째, MPP의 리소스로 사용자 이름을 사용하는 경우 SharePoint에 표시되는대로 정확하게 입력되었는지 확인합니다. 다행히 SharePoint는 사용자 이름을 인식하고 작업 목록의 사람 필드에 추가합니다. 이는 SharePoint Online의 외부 사용자에게도 적용되며 과거에 SPO 시스템의 콘텐츠를보기위한 초대를 한 번 이상 수락했다고 가정합니다.

넷째, MPP에서 사이트를 생성하면 SharePoint가 MPP의 마스터 사본을 SharePoint에 저장합니다. 사이트가 생성되면 실제로 SharePoint에 연결되어 있지 않으므로 MPP 파일의 로컬 사본을 삭제 해야합니다.

사이트가 생성 된 후 마스터 파일을 찾으려면 사이트 콘텐츠 & gt; 사이트 자산. MPP가 거기에있을 것입니다.

사이트를 만드는 방법은 다음과 같습니다.

4. 저장을 클릭하십시오.

5. SharePoint와 Project의 동기화를 허용합니다.

6. 동기화가 완료되면 브라우저에서 자동으로 새 사이트를 열어야합니다. 그렇지 않은 경우 새 사이트로 이동합니다. 홈페이지에는 계획의 대시 보드보기가 포함됩니다.

7. 사이트 콘텐츠를 찾습니다. 새 작업 목록이 생성되었고 MPP의 모든 작업이 포함되어 있는지 확인합니다. 그런 다음 사이트 자산을 확인하고 MPP가 업로드되었는지 확인합니다.

8. 사이트를 만드는 데 사용한 MPP 파일을 삭제하거나 보관합니다. 이 파일은 사이트 자산 라이브러리의 버전으로 대체됩니다. 사이트 자산 라이브러리의 마스터 버전 만 업데이트하십시오.

이제 새 프로젝트 사이트를 사용하여 진행 상황을 추적 할 수 있지만 다른 SharePoint 사이트처럼 사용할 수도 있습니다. 문서 라이브러리, 팀 일정, 워크 플로를 만들고 원하는대로 권한을 제공하세요. 모든 프로젝트 정보를 한곳에 보관할 수있는 좋은 방법입니다.

MPP를 기존 SharePoint 작업 목록에 동기화

이 두 번째 옵션을 사용하면 기존 MPP를 기존 SharePoint 작업 목록에 동기화 할 수 있습니다. 권장하는 방법은 아니지만 위의 새 사이트에 동기화 방법이 요구 사항을 충족하지 않는 경우 좋은 백업 옵션입니다.

이 상황에서는 이미 구체화했거나 적극적으로 사용중인 MPP가 있고 팀에서 이미 적극적으로 사용중인 SharePoint 사이트의 새 / 빈 작업 목록에 콘텐츠를 동기화합니다. (콘텐츠가있는 기존 MPP를 콘텐츠가있는 기존 작업 목록에 동기화 해 본 적이 없습니다. 시도하지 않는 것이 좋습니다.)

팀에 이미 생산적이고 유용한 SharePoint 사이트가 있고 처음부터 새로 만드는 (또는 위에서 설명한대로 MPP로 만든 새 사이트로 콘텐츠를 마이그레이션하는) 상황에서이 작업을 수행 할 수 있습니다. 감각.

먼저 동기화 할 사이트를 선택해야합니다. 프로젝트 팀이 이미 파일을 저장하고 캘린더를 만드는 데 사용하고있는 사이트를 사용하게 될 것입니다.이 사이트에서 새 작업 목록을 만들어야합니다. 이렇게하려면 사이트 소유자 여야합니다. 그렇지 않은 경우 사이트 소유자에게 연락하여이 작업을 수행하세요.

둘째, MPP에서 사람의 이름을 리소스로 사용하는 경우 MPP에서 이름을 입력하거나 업데이트하여 SharePoint에 정확하게 표시 되도록합니다. 다행히 SharePoint는 사용자 이름을 인식하고 작업 목록의 사람 필드에 추가합니다. 이는 SharePoint Online의 외부 사용자에게도 적용되며 과거에 SPO 시스템의 콘텐츠를보기위한 초대를 한 번 이상 수락했다고 가정합니다.

처음 동기화하는 방법은 다음과 같습니다.

URL은 작업 목록 자체가 아니라 사이트의 일반 집 주소를 가리켜 야합니다. 빈 작업 목록에서 시작하고 URL이 다음과 같은 경우

https : // [회사 이름] .sharepoint.com / teamsite / Construction % 20Project % Plan / AllItems.aspx

… / teamsite /까지 올라가는 부분 만 원합니다. 그러니 입력

https : // [companyname] .sharepoint.com / teamsite ‘사이트 주소’상자에

4. 저장을 클릭하십시오.

5. SharePoint와 Project의 동기화를 허용합니다.

6. 동기화가 완료되면 작업 목록으로 이동하여 모든 작업이 Project에서 동기화되었는지 확인합니다.

이 옵션을 사용하면 MPP가 어디에 있는지는 중요하지 않습니다. SharePoint 사이트 (권장) 또는 다른 곳에 보관할 수 있습니다. 동기화 할 때마다 파일 & gt; 다른 이름으로 저장 & gt; SharePoint에 동기화 옵션. 앞으로도 사이트 정보가 있어야합니다.

기존 SharePoint 작업 목록을 새 MPP에 동기화

이 세 번째 옵션을 사용하면 이미 존재하는 SharePoint 작업 목록을 MPP 파일에 동기화 할 수 있습니다. 이 방법은 권장하지 않습니다.

이 상황에서는 값 비싼 프로젝트 라이선스 없이도 비교적 복잡한 프로젝트 계획을 수립하는 가장 쉬운 방법이기 때문에 사용하고있는 작업 목록이있을 것입니다. PM으로서 Project가있을 수 있지만 진행 상황을 확인하거나 업데이트해야하는 팀원의 라이선스 제한으로 인해 사용할 수 없습니다.

음, 이제 기본적으로 Project 기능을 사용하여 작업을 조작 할 수있는 더 간단한 SharePoint 작업을 Project로 가져 와서 모든 사람이 볼 수있는 기능을 유지하면서 다른 모든 사람이 SharePoint에 다시 표시해야하는 작업을 동기화함으로써 Project의 이점을 얻을 수 있습니다. 업데이트를 제공해야 할 때 콘텐츠를 수정합니다.

기존 작업 목록을 콘텐츠 (기본적으로 병합)도있는 MPP에 동기화하지 않았습니다. 시도하지 않는 것이 좋습니다.

전반적으로이 방법은 다른 방법만큼 깨끗하지 않기 때문에 권장하지 않습니다. 훌륭하고 복잡한 프로젝트 데이터를 가져 와서 SharePoint 화하는 대신 SharePoint 데이터를 사용하고 프로젝트 화합니다.

작은 사진을 찍어 확대하는 것과 같다고 생각합니다. 사진은 커지지 만 작은 버전에서 제공하는 세부 사항이 부족하여 이미지가 흐릿합니다. 반면에 고해상도 사진을 축소하면 좋고 복잡한 데이터가 필요하고 깔끔하게 단순화됩니다. 따라서 항상 Project로 시작하여 SharePoint로 푸시합니다.

즉, 작업 목록을 Project와 동기화하는 방법은 다음과 같습니다.

2. Project에서 업데이트를 수행 한 다음 저장을 클릭하면 정보가 작업 목록에 동기화됩니다.

제한 및 지원되는 기능

이제 너무 흥분하기 전에 Project가 매우 강렬한 프로그램이므로 많은 복잡한 작업을 수행 할 수 있음을 인정하겠습니다. SharePoint는 작업 목록과 관련하여 그렇게 복잡하지 않습니다.

SharePoint가 정말로 지원할 수있는 정도에 대해 회의적 이었지만, 내 Project-SharePoint 동기화를 테스트하고 실행했을 때 SharePoint가 얼마나 많은 작업을 수행 할 수 있는지보고 놀랐습니다.

SharePoint-MS 프로젝트 동기화 솔루션의 제한 및 지원되는 기능에 대한 내 게시물을 살펴보세요. 큰 결정을 내리기 전에 이것을 확실히 검토해야합니다. 수영없이 깊은 곳으로 뛰어 드는 남자 / 여자가되지 마세요.

필드 매핑

Project는 특정 필드 만 SharePoint 작업 목록에 자동으로 동기화하지만 Project에서 사용자 지정 열을 가져와 SharePoint의 사용자 지정 열에도 동기화 할 수 있습니다. 이를 수행하는 방법에 대한 자세한 내용은 제한 및 지원되는 기능에 대한 내 게시물을 참조하십시오.

새 Project-SharePoint 프로젝트 계획 사용

이 게시물은 동기화 된 MPP- 작업 목록을 만드는 방법을 다룹니다. 그러나 귀하와 귀하의 프로젝트 팀 구성원은 매일 솔루션을보고, 업데이트하고, 사용하는 방법도 알아야합니다. 이 솔루션을 사용하여 프로젝트를 실행하는 방법을 이해하고 향후 계획 업데이트를 담당하는 팀원을 최대한 활용하려면이 시리즈의 뒷부분 게시물을 읽고 공유하세요.

참고