Por qué nuestra startup eligió la idea

Por Philippe Noël

Hoy en día, existe un océano de herramientas de productividad: Google Drive, Airtable, Monday.com, Jira, Dropbox Paper y más. Después de meses de experimentar con todo lo anterior, nuestra empresa, Fractal, eligió un ganador: Notion.

Con frecuencia recibimos reacciones de sorpresa de compañeros constructores que se preguntan cómo logramos operar de manera efectiva usando solo Notion, por lo que escribimos este artículo para compartir nuestros flujos de trabajo y sugerencias de Notion.

Antes de sumergirnos en los detalles, w observaré que la razón principal por la que nos gusta Notion es la integridad de sus funciones. Tiene tableros kanban como Trello, bases de datos como Airtable, edición de documentos, calendarios y uso compartido de archivos. Notion tiene un diseño intuitivo, lo que significa que cuando nos registramos, lo estábamos usando sin tutoriales en menos de una hora.

Consejo n.º 1: amplíe sus espacios de trabajo

Uno de los grandes beneficios de Notion sobre herramientas más antiguas como Google Suite y Microsoft Office es que puede ampliar fácilmente sus espacios de trabajo. Puede crear espacios de trabajo grandes de nivel superior como los que se muestran aquí, y cada uno de ellos puede subanidar espacios de trabajo de manera similar a un explorador de archivos de computadora.

Herramientas como Dropbox, Google Drive y Airtable ofrecen una funcionalidad similar a través de carpetas, pero no puede ver las subcarpetas directamente desde una sola página. Además, realmente no puede editar una página mientras mantiene las carpetas de su organización fácilmente y fácilmente accesibles en el costado de la pantalla.

Poder ver todos sus espacios de trabajo en todo momento hace que navegar por toda nuestra organización sea mucho más sencillo y nos permite ser más específicos en nuestros espacios de trabajo. Podemos permitirnos tener muchos espacios de trabajo pequeños y específicos ya que navegar por ellos es muy rápido y fácil, lo que nos ayuda a encontrar y organizar mejor nuestro trabajo, algo que no podíamos permitirnos hacer con herramientas anteriores como Google Suite, donde navegar por las carpetas es lento.

Consejo n.º 2: utilice espacios de trabajo y grupos de usuarios compartidos

Creemos firmemente en la transparencia y elegimos hacer públicos casi todos los documentos de nuestra organización para todos los miembros de la empresa. La transparencia facilita la comunicación ya que todos pueden buscar respuestas a sus preguntas antes de preguntar a los demás. De esta manera, la información se comparte con menos gastos generales y cualquiera puede conocer el estado de todo lo que está sucediendo dentro de Fractal.

Sin embargo, hay algunos documentos que deben permanecer privados por razones de seguridad y privacidad, y a veces puede ser útil trabajar en una especificación de proyecto en un espacio de trabajo privado compartido hasta que esté listo para ser compartido con el equipo. Notion ofrece una manera sencilla de ver fácilmente a qué documentos puede acceder quién, y permite crear grupos de usuarios que hacen que sea extremadamente sencillo compartir documentos por función.

Si bien Airtable también lo hace bien en este problema de segmentación de acceso, ninguna otra herramienta se acerca a la fluidez de Notion. De hecho, con Notion puede simplemente arrastrar y soltar espacios de trabajo desde la columna de la izquierda para moverlos entre “Espacios de trabajo”, que son accesibles para todos, y “Espacios de trabajo compartidos”, que solo son accesibles para un grupo específico de usuarios.

Consejo n.º 3: utilice la función de propiedad visual de Notion

La noción, si se usa de manera eficaz, deja muy claro quiénes son los contribuyentes a un contenido específico. Al crear tablas o espacios de trabajo, puede agregar fácilmente Propiedades para “Última edición por” o agregar una columna en la que pueda etiquetar visualmente a los miembros de su organización de Notion. Además de esto, Notion le muestra el historial de las personas que vieron una página o documento específico y el número de días desde la última vez que lo vieron.

Estas características, combinadas con nuestro enfoque en la transparencia, nos permiten categorizar información rápidamente y saber a quién contactar y si alguien ha estado involucrado o no en una iniciativa específica sin necesidad de preguntarle a nadie. Mediante el uso eficaz de estas funciones, hemos podido optimizar y paralelizar la contratación y las entrevistas, la especificación de funciones y mucho más.

Otras herramientas como Airtable también funcionan bien en esta tarea, aunque personalmente no las hemos encontrado tan intuitivas y visuales como las de Notion, mientras que las herramientas más antiguas como Google Suite y Microsoft Office se quedan atrás. Si bien le muestran quién está viendo un documento actualmente, no hay rastros duraderos de este historial de visualización y etiquetar personas en su organización está lejos de ser intuitivo.

Llevando Noción al siguiente nivel

Si bien hemos pasado muchos meses refinando nuestros procesos para hacer que nuestra organización Notion sea lo más eficiente y fluida posible, todavía enfrentamos limitaciones frecuentes con la plataforma. Las páginas web pueden tardar mucho en cargarse, especialmente con tablas o listas grandes. Con muchas otras pestañas de Chrome abiertas, a veces Notion ni siquiera se carga sin forzar la actualización de la página. La descarga y carga de archivos grandes lleva tiempo, ya que depende de una conexión WiFi local.

Es difícil culpar al equipo de Notion aquí: con características tan complejas y páginas web ricas, no es sorprendente que esto afecte a nuestras computadoras portátiles. Los mejores softwares a menudo requieren computadoras potentes para funcionar sin problemas, a las que no todos tienen acceso.

Es exactamente por eso que en Fractal comenzamos a transmitir Notion. Fractal se creó para transmitir grandes aplicaciones creativas y de productividad desde la nube para que se ejecuten más rápido en cualquier dispositivo, y hemos visto enormes beneficios de productividad para nuestro equipo al usar Notion transmitido desde la nube. Las páginas se cargan hasta 3 veces más rápido y nunca ralentizan nuestros dispositivos. Algunos de nosotros usamos la versión de escritorio transmitida por streaming de Notion, mientras que otros transmiten un navegador como Google Chrome y acceden a Notion desde el navegador transmitido. Si también te ha frustrado que Notion sea lento, te invitamos a probar Notion transmitido aquí.

¿Tiene alguna idea sobre cómo podemos mejorar aún más nuestros procesos de Notion? ¡Háganos saber en los comentarios!