Hoe u uw tijd beter kunt inschatten

Hoe ver is 10 yards (of meter)? Hoe zit het met 100? Kunt u nauwkeurig inschatten hoe ver één mijl of één kilometer verwijderd is?

We hebben allemaal lange autoritten of roadtrips gemaakt, en een van de spelletjes die we spelen, is beoordelen hoe ver iets weg is. Hoe ver is die auto? Die afslag? Die hoge boom?

Het blijkt dat het notoir moeilijk is om de afstand in te schatten, vooral als je in beweging bent. Een van de weinige manieren waarop u uw inschattingsvaardigheden kunt verbeteren, is door te zoeken naar borden met afstanden, bijvoorbeeld de afstand tot de volgende afslag. Door het voorbeeld te leren (volgende afslag over een halve mijl of 800 meter) kunnen we een beetje beter worden in het schatten van de afstand.

Maar we onderschatten nog steeds de tijd die nodig is om dingen te doen.

Wat is het probleem met het schatten van de tijd?

es · ti · mate (werkwoord): 1. bereken of beoordeel ruwweg de waarde, het aantal, de hoeveelheid of de omvang van.
“het doel is om de effecten van macro-economisch beleid op de economie te schatten”
synoniemen: ruw berekenen, bij benadering, raden

Zoals je waarschijnlijk inmiddels weet, is een centraal thema in de Tornado-methode hoe om te gaan met overweldiging. Dit is een andere manier om te zeggen dat we echt goed moeten worden in hoe we onze tijd beheren – of liever, hoe we beheren wat we gedaan krijgen binnen de tijd die we hebben.

We kunnen de tijd eigenlijk niet managen – we hebben geen controle over hoe snel het gaat. Maar wat we wel kunnen doen, is beheren hoeveel we in de loop van de tijd gedaan krijgen; of het nu het volgende uur is of de volgende week.

Om te beheren wat we kunnen doen, moeten we natuurlijk inschatten hoe lang het gaat duren. Maar voor de meesten van ons duurt het op de een of andere manier veel langer dan we schatten. Het resultaat: het duurt langer, het werk dat we hadden gepland, wordt niet afgemaakt, het werk stapelt zich op en plotseling zijn we overweldigd.

Ik heb mijn hele leven productiviteit gestudeerd. Maar zelfs met mijn geeky obsessie over planning en productiviteit, heb ik het mis. Slecht.

Waarom zijn we zo slecht in het inschatten hoe lang het duurt om iets gedaan te krijgen?

We zijn misschien niet zo slecht als we denken dat we zijn. Er zijn maar een paar soorten dingen die ons “slecht maken in het inschatten van de tijd”. Hier is de deal:

1: afleiding

Als u bekend bent met een taak, weet u min of meer hoe lang het gaat duren. Je hebt het eerder gedaan, je weet welke dingen er mis kunnen gaan en je bent er redelijk goed in om het binnen een bepaalde tijd te doen.

Maar vaak kijk je terug op een taak en het kostte je twee keer zoveel tijd om het voor elkaar te krijgen. Vaak zijn het niet uw inschattingsvaardigheden die u in de steek laten. Het is eerder het feit dat je niet maar één ding hebt gedaan; je hebt 10 of 20 dingen gedaan. Je liet je storen, werd afgeleid door notificaties op je telefoon en raakte op een zijspoor toen je snel iets ging onderzoeken op internet, en ohmigawd kijk eens hoe ze eruitziet nu moet ik eens kijken naar deze clickbait … En voor je het weet heb je 10 minuten verspild, of 20 of een uur.

Aan de ene kant krijgen we dus niet gedaan wat we dachten te kunnen, omdat we werden afgeleid.

2: Sh * t gebeurt – of gebeurd

De tweede reden waarom het veel langer duurt om dingen gedaan te krijgen, zijn vanwege onverwachte problemen. Een taak die normaal gesproken een paar uur nodig heeft om te voltooien, kan twee keer zo lang duren omdat er iets mis was dat we niet wisten toen we begonnen.

We zijn zo gewend aan vaatwassers dat we weten dat het maar 10 minuten duurt om de keuken op te ruimen. Maar als ze kapot gaan (een echt probleem uit de eerste wereld) duurt het ineens 30 minuten omdat we de afwas met de hand moeten doen.

3: slechte gewoonten

Het maaien van mijn gazon kost me meestal ongeveer een uur (niet omdat er zo veel van is, maar vooral omdat het mijn meditatietijd is – raar, ik weet het). Maar als ik geen brandstof heb voor de maaier, moet ik minstens 20 minuten erbij halen om wat te gaan halen. En als ik de randen moet bijsnijden, moet ik nog 10 tot 15 minuten toevoegen. En natuurlijk heb ik net geen nylon draad meer voor de trimmer, dus ga ik naar Home Depot – nog eens 30 tot 40 minuten verdwenen.

En denk je dat ik alle dingen die ik nodig had tegelijkertijd ontdekte, zodat ik maar één keer naar Home Depot en het benzinestation kon rennen? Natuurlijk niet.

De slechte gewoonte die hieraan ten grondslag ligt? Geen notitie maken om iets te kopen als het op is.

4: We weten het gewoon niet

De laatste reden waarom het veel langer duurt om dingen te doen, is omdat we gewoon niet weten hoe we iets moeten doen, en wat volgens ons goed zou moeten zijn (dit is hoe lang het duurt voordat de experts het doen) is niet alleen fout – we zijn ook geen experts en er zijn nog heel veel dingen die we moeten leren.

De eerste keer dat ik een videopresentatie gaf, had ik 30 minuten uitgetrokken voor een sectie van 3 à 5 minuten. Het kostte me 4 uur. Maar ik heb veel geleerd. En nu kan ik het in ongeveer een uur doen. Ik moet nog veel leren.

5: We geloven het gewoon niet

En tot slot kunnen we vaak gewoon niet geloven dat iets dat lang zal duren om gedaan te worden. Of we kunnen het ons niet veroorloven het te geloven, want als we dat zouden doen, zouden we ons realiseren dat we deze week en volgende week en de week daarna 112 uur zouden moeten werken.

Dus we houden onszelf voor de gek door te denken dat we iets sneller gedaan kunnen krijgen dan we weten dat het nodig is, omdat we het werk moeten afmaken en als we onszelf maar zoveel tijd geven, zouden we het in die tijd moeten kunnen doen …

En het is onvermijdelijk dat we uitglijden en dat dingen niet gedaan worden en we zijn teleurgesteld in onszelf. En we moeten onze excuses aanbieden aan onze klanten omdat we niet konden leveren wat we hadden beloofd.

Hoe kunnen we beter worden in het inschatten van hoe lang het duurt om dingen te doen?

Als je eenmaal begrijpt waarom we slecht zijn in het schatten, zijn de oplossingen niet zo moeilijk te bedenken en door te voeren. Hier gaan we:

1: afleiding

Een van mijn huisdieren. Zet de afleiding uit, mensen! Schakel alle meldingen van e-mailberichten of Facebook of Twitter of wat dan ook uit om u af te leiden. Alleen eerstehulpverleners en klantenservicemedewerkers moeten op de hoogte worden gebracht van dingen; de rest van ons kan de meeste dingen later afhandelen.

Als je vervolgens aan een taak begint te werken, maak je de stapels leeg. Alleen de dingen die je nodig hebt om die taak uit te voeren, moeten zichtbaar zijn; alles zou verborgen moeten zijn. Uw bureau is geen archiefkast. Of een vasthoudpen.

2: Sh * t gebeurt – of gebeurd

Het slechte nieuws is dat wanneer het onverwachte gebeurt, het gebeurt en je ermee te maken krijgt. Er is geen ontkomen aan. Het goede nieuws is dat hoe meer je iets doet, hoe meer je beseft wat er mis kan gaan en dat je die dingen controleert voordat je begint.

Dit is waar ervaring telt. De jongens (en meisjes) met de littekens (of rimpels) zijn degenen die het weten.

3: slechte gewoonten

Kom eroverheen. Ernstig. Je bent een volwassene.

De volgende keer dat u iets ziet opraken, voegt u het toe aan uw boodschappenlijst. Investeer in een fatsoenlijke taakbeheerder. Leer het ijverig te gebruiken.

4: We weten het gewoon niet

Goed worden in alles kost tijd. Hoewel het je misschien niet 10.000 uur hoeft te kosten om een ​​expert te worden, begin je te rommelen en te leren en dingen opnieuw te doen. Dat is hoe je leert, en als je het lang genoeg volhoudt, zul je er heel snel in slagen.

En wees op uw hoede: als u ooit iets geadverteerd ziet dat u “helpt om in slechts 30 minuten een professioneel ogende presentatie te maken”, weet dan dat het een hype is. Het is waarschijnlijk ook een leugen, of in het beste geval wordt de te hoge belofte gevolgd door onderlevering.

5: We geloven het gewoon niet

Ik voel voor je – echt waar. Ik ben er geweest en heb dat gedaan en nee zeggen is een van de moeilijkste dingen om te doen.

Maar je moet leren nee te zeggen. Je moet leren ruimte te maken voor chaos (nooit meer dan 80% van je agenda in een week toewijzen) en je moet leren stoppen met proberen iedereen de hele tijd te plezieren.

Want als je dat doet, ga je op tijd een hogere kwaliteit leveren en heb je minder stress. U zult een gelukkiger mens zijn, en dat zal in uw werk en in uw persoonlijke relaties tot uiting komen.

Samenvatting

Laten we dit allemaal samenbrengen. Er zijn 5 soorten dingen die ons slecht maken in het schatten, en als je eenmaal weet wat ze zijn – en waaraan je moet werken – zul je in korte tijd veel vooruitgang boeken:

1: afleiding: schakel alle meldingen uit. Zet je telefoon stil. Maak de dekken leeg en concentreer je op slechts dat ene ding.

2: Sh * t gebeurt – of gebeurd: het gaat gebeuren, en dit is hoe je leert. Hoe meer je leert, hoe minder sh * t je zal verrassen.

3: Slechte gewoonten: kom eroverheen. Ernstig. Je bent een volwassene.

4: We weten het gewoon niet: als je ergens echt nieuw in bent, probeer dan niet eens in te schatten hoe lang het gaat duren. Wijs een uur toe en begin ermee. De andere en de andere, en je zult beginnen te leren hoe lang het duurt om dingen te doen.

5: We geloven het gewoon niet: hoe moeilijk het ook is, leer nee zeggen en maak ruimte voor chaos. Begin klein en wees bereid om aangenaam verrast te worden.

Hoe ver is die boom?

Een techniek die je kunt gebruiken om beter te worden in het inschatten van hoe ver iets is, is door te leren hoe ver 100 meter (of 100 meter) is. Dit is niet zo moeilijk om te doen; vind een atletiekbaan of een verkeersbord. Kijk naar wat 100 meter verderop hoort te zijn en maak een mentaal beeld.

Gebruik nu je mentale beeld van 100 meter (of yards) en tel aan het einde dezelfde afstand op. Herhaal dit totdat je bij de boom bent.

Hoe eenvoudig en onwetenschappelijk dit ook klinkt, met een beetje oefening kun je er behoorlijk goed in worden. Net als bij het inschatten hoe lang het duurt om iets te doen.

Wat u nu kunt doen

Als het u na aan het hart ligt om dingen beter te schatten, moet u ook deze artikelen lezen:

En zoals altijd, stuur me een bericht als je opmerkingen of vragen hebt!

Je klappen en opmerkingen worden erg gewaardeerd! De Tornado-methode is ‘s werelds eenvoudigste systeem voor het bouwen en laten groeien van een bedrijf. Lees er meer over op https://britewrx.com

Oorspronkelijk gepubliceerd op blog.britewrx.com op 22 juni 2018.