Hoe Outlook-e-mail effectief te beheren om de productiviteit te verhogen (2019)

Marketeers, recruiters, leidinggevenden, CEO’s en oprichters, alle medewerkers op elk niveau van de organi z ational chart zijn op de hoogte van Microsoft Outlook. Microsoft Outlook, dat door bedrijven vaak als e-mailtoepassing wordt gebruikt, is een persoonlijke informatiemanager van Microsoft. Als u weet hoe u Outlook-e-mail effectief kunt beheren, kunt u de agenda, taakbeheerder, contactbeheerder, notities en journaal beheren. In dit tijdperk, waarin de meeste zakelijke communicatie via e-mail plaatsvindt, is het noodzakelijk om te weten hoe u Outlook-e-mail effectief kunt beheren. Het bespaart u tijd en verhoogt onze productiviteit doordat u uw dagelijkse zaken veel effectiever kunt organiseren.

Dit is precies waarom we enkele manieren hebben genoemd om uw vooruitzichten productiever te maken.

Inhoudsopgave

Maak mappen en takenlijst

De nieuwe versie van Outlook heeft de mogelijkheid gekregen om mappen te maken en het is superhandig. Sommige mensen maken mappen om hun e-mails te archiveren en andere om hun klanten te verspreiden. We raden u aan om mappen te maken op basis van de vereisten en urgentie van de taak. Maak een “TO-DO” -map. Alle e-mails die in de pijplijn zitten of alle e-mails waarin de actie van uw kant nodig is om deze te sluiten, zouden daarin moeten staan.

In deze TO-DO-map kun je een submap maken met de naam “follow-up nodig” of “Someday”. Dit zal je helpen om de e-mails die een follow-up nodig hebben, te splitsen van de e-mails die niet zo in de trechter zitten.

Stappen om een ​​map te maken via de Outlook-e-mailinbox

Op deze manier kunt u zonder problemen mappen en submappen maken in Outlook.

Gebruik regels om irrelevante e-mails te vermijden

Outlook heeft een regeloptie waarmee u voorwaardelijke regels kunt maken om een ​​proces voor het afhandelen van uw e-mails te creëren.

U kunt regels maken door naar het tabblad E-mail te gaan & gt; & gt; Regels & gt; & gt; Nieuwe regel toevoegen .

Voor bijv. als u alle e-mails met het woord wilt verplaatsen dat afkomstig is van het e-mailadres met de naam “ABC@test.com” en het woord verkoop in de onderwerpregel heeft naar ongewenste e-mail en aanbieding in de berichttekst. U kunt een regel maken zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

Er is geen limiet aan hoeveel u voor uzelf kunt aanpassen. Deze regels helpen je altijd om irrelevante dingen eruit te halen en de relevante automatisch uit te zoeken.

Als u heeft geleerd om het effectief te gebruiken, zal deze functie u helpen productief te worden en u veel tijd besparen. Het helpt je ook om een ​​trechter te maken en alles wat voor jou niet relevant is in de prullenbak te gooien voor een beter gebruik van je tijd. Deze regels maken het gemakkelijker voor u om inbox nul te bereiken door alle rommel te verwijderen en prioriteit te geven aan alle belangrijke e-mails in uw inbox.

Gebruik Outlook-snelkoppelingen

Gebruik deze snelkoppelingen om uw weg naar Outlook te vereenvoudigen en Outlook effectief te beheren.

Meld je altijd af voor dingen die je niet wilt verzenden

Als e-mailmarketeer raad ik je aan om je af te melden voor elke nieuwsbrief waarin je niet geïnteresseerd bent. Dit maakt je inbox overzichtelijker en helpt het bedrijf zich te concentreren op minder mensen die echt geïnteresseerd zijn in wat ze te zeggen hebben. Het kost u een paar seconden om u af te melden. Volgens de wet moet elk bedrijf een afmeldlink onder zijn e-mailadres hebben. Als u op die link klikt, wordt u doorgestuurd naar een pagina waar uw laatste verzoek wordt geaccepteerd. Binnen een paar dagen zul je deze e-mails niet meer ontvangen.

Pro-tip: als je eigenlijk geen e-mails van een nieuwsbrief wilt ontvangen en ze vragen erom, gebruik dan een wegwerp-e-mailadres.

Maak je inbox met één klik schoon

Als je uit een lang weekend of een vakantie komt, komt maandagblues met een lange stapel e-mailachterstanden. Het hulpprogramma voor e-mailbeheer van Outlook wordt geleverd met een functie waarmee u uw inbox kunt opschonen of op zijn minst alle onnodige e-mails met één klik kunt opschonen.

Met deze optie worden alle dubbele en herhaalde e-mails in dezelfde thread verwijderd.

Stappen om uw inbox op te schonen in Outlook:

Sommige mensen aarzelen om deze optie in het begin te gebruiken, denkend aan de gevolgen van wat er gebeurt als deze functie een van hun belangrijke e-mails verwijdert. Daar hoeft u zich geen zorgen over te maken. Outlook heeft een slim algoritme dat alleen de e-mails verwijdert die in de thread worden herhaald en de belangrijke of primaire bijlagen of e-mails negeert.

Zet uw e-mails in de geautomatiseerde modus met behulp van e-mailproductiviteitstools

De geautomatiseerde modus klinkt misschien als een geavanceerde, moeilijk te gebruiken technologie, maar dat is het echt niet. Met de vooruitgang in de SaaS-industrie is het een fluitje van een cent geworden om uw e-mails te automatiseren en uw e-mailproductiviteit te verhogen. Deze e-mailproductiviteitstools helpen u de resultaten sneller te bereiken en vrij te blijven van elke vorm van menselijke fouten. Het maakt je ook productiever en klaart de klus met een aangeboren nauwkeurigheid.

U kunt SalesHandy gebruiken voor uw Outlook-productiviteit. SalesHandy is een tool voor e-mailproductiviteit die u de volgende functie biedt:

Zo ziet personalisatie eruit. U moet uw ontvanger het gevoel geven erbij te horen. Dit zorgt ervoor dat ze meer interactie hebben en meer met uw e-mails omgaan.

Automatiseer uw vooruitzichten als een professional – probeer SalesHandy!

Als u weet hoe u uw informatie en e-mails up-to-date kunt houden, bespaart u dus veel tijd. De meesten van ons verspillen tijd aan het beheren van onze inbox en het wordt op de een of andere manier altijd rommelig. Gebruik enkele van deze tips, trucs en hacks om uw productiviteit met Outlook te verhogen en ervoor te zorgen dat u weet hoe u Outlook-e-mail effectief kunt beheren. Als u andere technieken heeft waarvan u denkt dat we deze hebben gemist en die onze vooruitzichten productiever zullen maken, kunt u ons hierover in de opmerkingen hieronder vertellen. We zijn allemaal oren.

Oorspronkelijk gepubliceerd op https://www.saleshandy.com op 13 juni 2019.