Gerenciamento de projetos vs gerenciamento de processos

Quando falamos sobre como administrar nossos negócios com o melhor de nossas habilidades, há dois termos que se destacam:

Gerenciamento de processos e gerenciamento de projetos.

Uma vez que eles soam parecidos, muitas pessoas os usam de forma intercambiável. No entanto, eles não são o mesmo.

Cada um é usado para coisas diferentes e vem com seu próprio conjunto de benefícios e ferramentas.

Felizmente, você pode automatizar os dois.

Qual é a diferença entre gerenciamento de processos e gerenciamento de projetos?

Gerenciamento de projetos é gerenciar muitas tarefas que ajudarão você a atingir sua meta.

Então, digamos que sua c o mpanhia tenha uma grande campanha de marketing planejada para a primavera de 2019. Gerenciamento de projetos significa gerenciar todas as coisas que precisam ser feitas:

Ou, para simplificar, o gerenciamento de projetos responde à pergunta: O que precisa ser feito para chegar onde queremos?

Gerenciamento de processos , por outro lado, gerencia os procedimentos operacionais padrão em sua empresa.

Por exemplo, integração do cliente.

Com o gerenciamento de processos, você definiria, organizaria e padronizaria todas as diferentes etapas do processo de integração do cliente, como:

E assim por diante.

Para que o processo seja concluído, algumas etapas devem ser executadas. Com o tempo, eles também precisam ser otimizados e aprimorados.

Ou, para simplificar, o gerenciamento de processos responde à pergunta: Como as coisas precisam ser feitas para chegar onde queremos?

Agora, as pessoas comumente confundem os dois porque há muitas tarefas em ambos. Qual software você usa para gerenciar e automatizar? Você usaria Trello para gerenciamento de processos e Process Street para gerenciamento de projetos?

Não.

O Trello é uma ótima ferramenta – é um quadro Kanban e é ótimo para gerenciamento de projetos porque ajuda a visualizar tudo. No entanto, não é uma lista de verificação.

E uma ferramenta de fluxo de trabalho como o Process Street é ótima no gerenciamento de processos , mas simplesmente não funciona para o gerenciamento de projetos. Os projetos são específicos e o Process Street se destaca na padronização – assim como uma lista de verificação.

Benefícios da automação do gerenciamento de processos

Digamos que você queira gerenciar um processo de 47 etapas de integração do cliente em sua empresa. E tenha em mente que 47 etapas não são muito – é um número padrão.

Você deve ter um processo documentado . É mais eficiente do que apenas improvisar toda vez que um novo cliente chega.

E quando você tem um processo documentado, você o cumpre . Com o tempo, você pode até fazer ajustes e otimizá-lo para melhor atender ao cliente.

O principal benefício de ser totalmente automatizado com o gerenciamento de processos é que você já está fazendo isso.

Você tem um processo bem documentado e, se automatizá-lo com ferramentas como o Process Street, estará reduzindo sua carga de trabalho e garantindo que o cliente seja integrado com êxito ao mesmo tempo.

Quando você está no estágio de que a automação é natural, isso significa que o processo em si não parecerá desumanizado. Em vez disso, você e sua equipe podem se concentrar em interações mais significativas que realmente exigem que você se comunique com os clientes.

O software de automação pode enviar e-mails de integração automatizados, e você pode entrar em contato com os clientes e ajudar a melhorar a experiência deles onde for importante.

Benefícios da automação do gerenciamento de projetos

Uma vez que o gerenciamento de processos cuida das minúcias das operações em sua empresa, o gerenciamento de projetos precisa cuidar das coisas de alto nível.

Com a automação do gerenciamento de projetos, a principal área de foco é ajudar o gerente ou líder a saber para onde deve dirigir sua atenção a qualquer momento.

Isso significa saber:

Um software de gerenciamento de projetos como o Trello mostra ao gerente o que está acontecendo, sem que ele precise entender os detalhes.

Eles podem intervir se algo precisar ser mudado ou se alguém precisar de ajuda, mas, caso contrário, eles estão livres para se concentrar em coisas mais importantes.

O gerenciamento de projetos e processos pode se sobrepor?

Sim, e costumam acontecer.

Digamos que sua empresa esteja contratando alguém novo.

No gerenciamento de processos, o gerente veria todas as 47 etapas, o que não é tão importante, a menos que ele esteja pessoalmente conduzindo a contratação durante o processo.

Em softwares de gerenciamento de projetos como o Trello, eles veriam que uma nova contratação foi adicionada e treinada no final. Se o processo de integração tiver etapas adicionais, como verificações de histórico, elas podem ser configuradas no Trello por etapas, como:

Em vez de ver cada parte do processo (por exemplo, na verificação de antecedentes – arquivos enviados, processados, aprovados), o gerente visualizando-os no software de gerenciamento de projetos veria apenas que cada etapa foi concluída.

Eles veriam os resultados – que é o objetivo principal do gerenciamento de projetos (software).

Ou parafraseando:

A gestão de processos tem a ver com a jornada. O gerenciamento de projetos é sobre o destino.

Qual eu preciso?

Isso depende de qual é sua função e de como sua empresa é.

Em alguns casos, você pode ser necessário como parte do processo (por exemplo, entrevistar novos contratados ou conversar com novos clientes antes de serem integrados).

Em outros casos, você pode estar apenas atrapalhando.

E embora os dois termos se sobreponham com frequência, o mais importante é entender onde você e sua função se encaixam na jornada de negócios.

Você precisa ser parte do processo ou apenas parte do projeto?