Aprenda essas duas técnicas simples que irão melhorar drasticamente suas habilidades com o quadro branco

Torne-se um profissional ao trabalhar com quadros brancos sem ler um único livro ou participar de um treinamento especializado

Por que você se importaria

Cada configuração de escritório tem – quadros brancos. Todos aparentemente sabem como usá-los. No entanto, é apenas uma questão de indivíduos que são realmente bons em usá-los para criar notas e diagramas agradáveis ​​e notáveis ​​que sejam valiosos e que outros estejam dispostos a tirar uma foto. Qual é o segredo deles?

É uma crença comum que você deve ser do tipo “criativo” para dominar os quadros brancos. A maioria das pessoas pensa que se trata de um conjunto único de habilidades que não está disponível para todos.

Mas e se eu disser que não é totalmente verdade? E se eu dissesse que, com um investimento razoável de seu tempo pessoal, você poderia melhorar drasticamente suas habilidades no quadro branco e desbloquear novas oportunidades em sua vida profissional do dia a dia?

Imagine uma situação típica – quatro pessoas em uma sala de reunião, prestes a começar a pensar em uma maneira melhor de resolver um caso profissional. “Quem está fazendo anotações em um quadro branco hoje?”, Pergunta o líder do grupo. “É a Nora, ela desenha muito bem”, responde outro participante. Todos concordam, incluindo Nora. Mais tarde, no meio da sessão, quando há anotações no quadro branco e o problema está tomando forma, há anotações e comentários que sugerem soluções possíveis e, de repente, uma das participantes, Helen, tem um insight e diz , “Acho que posso ver uma perspectiva diferente sobre o nosso problema!” O grupo a incentiva a elaborar mais, mas Nora se esforça para entender o conceito e, portanto, ela não pode marcar esse novo insight e vinculá-lo ao diagrama existente. Helen, por outro lado, sente-se muito relutante em enfrentar o quadro branco e desenhar ela mesma – ela está muito envergonhada com suas habilidades de desenho e caligrafia e, além disso, tem medo de estragar o lindo diagrama de Nora. Depois de alguns minutos de confusão, Helen disse: “Esqueça, a ideia pode ser muito complicada, vamos continuar.”

Esta história parece familiar para você? Você já foi a Helen em tais situações? Vamos ver o que aconteceu lá. A falta de confiança impediu Helen de contribuir com o processo, a deixou frustrada e talvez o grupo tenha perdido uma grande oportunidade. E tudo isso porque ela não se sentia confiante o suficiente para enfrentar o quadro branco e expressar sua ideia sobre a conversa do grupo até agora.

Você pode comparar esta situação com vazamento de conhecimento. Quando Helen deixa de contribuir por falta de habilidades visuais, o grupo está perdendo o potencial não revelado. O problema com esse vazamento é que você não pode vê-lo. O resultado final pode simplesmente não ser o mais alto possível.

A boa notícia é que não é tão difícil preencher essa lacuna de habilidades. Você não precisa ter lido dezenas de livros ou ter feito cursos de especialização (embora isso só ajude, é claro). Tudo que você precisa para começar é aprender sobre as duas técnicas simples e praticá-las com a maior frequência possível, de preferência em uma configuração profissional, quando estiver resolvendo um problema real. Assim, você aprende e aprimora as habilidades mais rápido.

Essas duas técnicas são:

Vamos dar uma olhada em como essas duas técnicas funcionam e como elas podem mudar drasticamente a maneira como você executa no quadro branco.

Técnica # 1 – Escrita rápida e legível

E quanto à fonte caligráfica que aprendemos na escola?

Quando pergunto às pessoas se elas estão satisfeitas com sua caligrafia, 2/3 delas respondem: “Não”. 1/3 deles diria que não consegue compreender seus próprios textos escritos após um workshop ou reunião. Por que isso é tão difundido?

O problema remonta aos nossos tempos de escola. A maioria dos adultos de hoje foi treinada no chamado ensino de caligrafia “unido”. Depois de séculos sendo um padrão para uma linguagem escrita, ela ainda prevalece em escolas de todo o mundo (leia mais nesta história da BBC). Embora haja debates sobre se as crianças devem aprender a escrever de forma combinada ou devem aprender a digitar, eu pessoalmente acho que a verdade está em algum lugar no meio.

A fonte combinada de fato não é uma boa opção para uma configuração profissional hoje, precisamos de outra coisa. Portanto, não, a resposta é “Não, você não vai escrever com a fonte caligráfica que lhe ensinaram na escola”. O que é realmente uma boa notícia.

Vamos começar com o problema

Para ilustrar melhor o poder da primeira técnica, precisamos começar com o desafio da vida real. Lembre-se de Helen de nossa história acima? Ela não é adepta do uso de habilidades de pensamento visual e geralmente reluta em trabalhar em um quadro branco.

Vamos ver o que aconteceu recentemente. A empresa de Helen contratou um fornecedor para fornecer um produto de software que torna mais fácil para seus funcionários rastrear e relatar despesas. Como Helen tinha conhecimento sobre o processo atual, ela foi convidada a conduzir um workshop com o fornecedor para mapear o cenário mais comum – rastrear e relatar despesas relacionadas a viagens de negócios. E que chatice, Nora estava fora do escritório, então ela teve que desenhar tudo sozinha.

O processo não foi documentado, então ela teve que explicá-lo em um quadro branco, com o fornecedor fazendo perguntas enquanto ela prosseguia.

Ela deu a explicação apontando cinco etapas principais do processo:

Como a fornecedora estava perguntando sobre os aspectos essenciais e os maiores problemas vivenciados pelos funcionários, ela sugeria esclarecimentos como marcadores abaixo de cada uma das etapas.

Isso é o que ela conseguiu no final:

Vamos analisar os problemas com o diagrama resultante:

Como você pode ver, nem todos os problemas listados acima estão relacionados à escrita à mão, mas veremos como eles podem ser facilmente resolvidos.

Aplicando a técnica para resolver o problema

Em primeiro lugar, escreva sempre em preto. Se você usa muito quadro branco, certifique-se de que ainda tem um marcador preto sobressalente em uma sala e, melhor ainda, organize uma “caixa de workshop” para levar com você nas reuniões que envolvem o trabalho com um quadro branco. Essa caixa, é claro, conteria marcadores de quadro branco carregados. Vamos ver como o diagrama de Helen muda quando escrito em preto:

Aprenda a escrever em letras maiúsculas. Isso leva tempo e sua velocidade de escrita diminuirá no início, mas você se acostumará a escrever na nova fonte rapidamente. Não importa o estilo que você escolher, ele apenas deve ser simples e fácil de escrever. Fácil significa sem elementos excedentes como serifas (aquelas versaletes nas pontas das letras) que se traduzem na velocidade de escrita. Mas fácil também significa letras que são muito mais fáceis de reconhecer, especialmente nas fotos do smartphone.

No início, concentre-se nas letras maiúsculas. Não há problema em escrever tudo em letras maiúsculas, pois não estamos operando com textos grandes em quadros brancos. As letras minúsculas tornam grandes partes do texto mais confortáveis ​​de ler. Dito isso, você pode cuidar das letras minúsculas mais tarde, quando se sentir confortável com letras maiúsculas.

A propósito, criei folhas de prática de escrita disponíveis para download que você pode usar para melhorar drasticamente a sua escrita:

Vamos ver como seria o diagrama de Helen se todo o texto fosse escrito em letras maiúsculas cuidadosas:

A próxima coisa que vamos corrigir é o alinhamento. Lembre-se de que Helen não conseguiu encaixar o diagrama no espaço disponível. Mas isso só aconteceu porque ela nem mesmo planejou o espaço disponível. Para muitas pessoas, o tópico de gerenciamento do espaço em branco disponível parece ser supercomplexo, embora, na verdade, seja super fácil de fazer. A estratégia é simples:

Vamos ver o que poderia ter acontecido se Helen tivesse seguido a estratégia:

Existem dois aspectos importantes aqui que vale a pena ressaltar:


O visual do quadro branco melhorou significativamente agora. Você pode concordar que agora parece ainda mais profissional. No entanto, o conteúdo do visual não mudou – ele contém precisamente a mesma quantidade de informações. Mas agora ele pode ser fotografado por um smartphone e adicionado a slides, e isso seria ótimo. O mesmo não se aplica ao diagrama inicial – parece muito confuso.

Isso deve ser bom o suficiente, mas há ainda outro truque simples que você pode adaptar facilmente para tornar o diagrama ainda mais eficiente – organize os tamanhos das fontes de acordo com a hierarquia de informações:



Resumo da técnica # 1

A primeira técnica sozinha pode elevar suas habilidades a um nível totalmente novo. No entanto, existem mais truques na manga. Vamos passar para a próxima técnica abaixo.

Técnica nº 2 – Desenhos rápidos e simples de seu vocabulário visual para âncoras visuais

A segunda técnica é sobre aprender a desenhar. Mas não se preocupe muito – você terá que aprender a desenhar um pouquinho. Não se trata de maneira alguma de se tornar um artista. Trata-se apenas de aprender a desenhar cerca de 50 elementos visuais que são ligeiramente mais complexos do que as letras escritas (alguns deles são, na verdade, menos complicados em comparação com as letras). Assim como você teve que aprender a desenhar letras quando foi para a escola quando era criança.

Para não cair no desenho artístico de inclinação total, basta seguir as três regras simples:

Como você pode ver nas regras acima, os elementos desenhados de que estamos falando são muito semelhantes aos ícones que você vê em aplicativos móveis e nas interfaces de software. Algo idêntico em simplicidade aos sinais de aeroportos e estradas. Esses visuais são criados desenhando o contorno de um objeto em uma cor sólida. Não existem sombras, nem tons. Apenas um esboço e um número mínimo de detalhes.

Agora, o conjunto desses desenhos que uma pessoa aprendeu a desenhar é chamado de vocabulário visual. Isso significa que se um visual está no vocabulário visual de alguém, essa pessoa é capaz de desenhar o visual rapidamente e “por bolsa”, nem mesmo pensando em fazer isso. Este é o nosso resultado desejado.

Abaixo, você pode ver um conjunto de elementos visuais que são participantes frequentes em meus diagramas:

Este vocabulário visual não é exaustivo e cada pessoa tem que construir o seu próprio e desenvolvê-lo indefinidamente, adicionando mais elementos à medida que vai encontrando novas situações. Mas provavelmente 80% do que você precisa já está lá.

Vamos ver agora o que acontece se Helen adicionar elementos visuais ao diagrama:

Agora o diagrama parece muito mais profissional. É claro e claro, o texto é fácil de ler e seguir desde as informações mais importantes até as menos importantes.

Os visuais ajudam a navegar com mais rapidez e despertar a imaginação dos observadores para que eles possam ver um contexto mais amplo por trás do processo. Por exemplo, eles entendem que os recibos são descritos como são – as longas tiras de papel. Isso envolve o pensamento empático em que os participantes da reunião podem realmente imaginar a experiência do funcionário quando eles têm que salvar e armazenar esses recibos, tão sujeitos a serem perdidos.

Os dois ícones adicionais ajudam a diferenciar entre dois tipos de comentários nas etapas do processo – sejam essas restrições importantes ou as dores dos funcionários de hoje causadas pelo processo atual.

Se a próxima etapa da agenda do workshop fosse discutir os comentários coletados para cada etapa e analisar sua influência na implementação da ferramenta do fornecedor, eu recomendaria a última emenda ao diagrama para facilitar ainda mais a discussão – apresentar a cor.

Agora, a cor é tão poderosa quanto perigosa. Quando aplicado de forma aleatória e inadequada, pode destruir a clareza e ofuscar informações importantes transmitidas por meio do diagrama. Neste caso particular, os únicos elementos que valem a pena colorir – são os ícones de considerações:

Resumo da técnica # 2

Posfácio

Espero que você tenha gostado da leitura e, ainda mais importante – sinta-se encorajado e confiante para aplicar as técnicas descritas em seu quadro branco. Não hesite em entrar em contato para compartilhar seu sucesso / luta – gostaria de saber como essas recomendações tiveram impacto em sua vida profissional.

Lembre-se apenas da regra do 3P – Prática, Prática e Prática. O pensamento visual é uma habilidade e, assim como nos esportes, só pode melhorar quando praticado.

Recebi um feedback inicial do meu amigo sugerindo que eu deveria oferecer algumas impressões para as pessoas que desejam praticar letras maiúsculas e ícones em particular. Farei essas impressões caso haja pelo menos 30 pessoas que precisam delas. Para votar, basta bater palmas precisamente três vezes 👏👏👏 – assim contarei os usuários potenciais desse tipo de material.

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Sobre o autor

Yuri Malishenko é um praticante ativo, autor e treinador no tópico de pensamento visual e facilitação visual. Ele trabalha como treinador ágil e proprietário de produto para a empresa dinamarquesa e usa habilidades visuais todos os dias para co-criar melhores produtos de software e se tornar uma pessoa melhor. Confira sua orientação prática recente sobre o domínio de habilidades básicas de visualização . Se você gosta desse tipo de conteúdo, siga Yuri em twitter @YuraMalishenko e facebook . Solicite um treinamento para sua equipe em https://www.vizthink.dk/