Advies over tijdmanagement om uw productiviteit te verdrievoudigen

In het eerste jaar van de universiteit probeerde ik met meerdere verantwoordelijkheden te jongleren, maar dat mislukte pijnlijk en jammerlijk. Mijn cijfers gingen achteruit, mijn werkkwaliteit binnen en buiten school ging snel achteruit en mijn geestelijke gezondheid was altijd laag. Geïnspireerd door deze moeilijke tijd, heb ik de afgelopen jaren een systeem voor tijdbeheer iteratief gecodeerd dat me heeft geholpen met het succesvol beheren van veel bewegende stukken (zelfs veel meer dan wat ik probeerde aan te nemen tijdens het eerstejaarsjaar).

In het laatste jaar van coll e ge, heb ik gelijktijdig gewerkt en ben ik doorgegroeid naar leiderschapsrollen op 5 verschillende VC-stages terwijl ik een scriptie schreef, studeerde voor een honours-examen, werkte 3 bijlessen en 5 lessen economie en informatica.

Sinds mijn afstuderen heb ik tegelijkertijd gewerkt als fulltime investeerder bij Soma Capital, parttime hoofd content bij Elpha en vrijwillig hoofd content bij Harvard in Tech, Techstars Boston en de Emerging VC Association terwijl ik bijles gaf. 2 uur per dag, mijn eigen contentreeks schrijven, wekelijks mentorschap met meerdere groepen, en verrassend genoeg, als regel houd ik mezelf eraan vast, elke nacht minstens 7 uur te slapen.

Persoonlijk geniet ik van en draag ik liever veel verschillende hoeden, zodat ik bekendheid krijg en waarde toevoeg aan meerdere verschillende groepen. Ik vind dat ik het beste werk als ik me op microniveau kan concentreren, maar kan multitasken op macroniveau. Het is echter weliswaar een lastige en uitdagende balans die ik constant probeer te verbeteren.

Ik heb hier mijn lessen gedeeld door middel van 6 tactische tips voor tijdmanagement.

Stel jezelf elk uur van de dag een taak op atomair niveau in. Te vaak stellen we overdreven macrodoelen. Zelfs zoiets ogenschijnlijk specifieks als “vul de inhoudskalender voor de volgende maand” is eigenlijk te breed.

Om bijvoorbeeld de inhoudskalender te vullen, moet u contact opnemen met mensen om te schrijven of om geïnterviewd te worden.

Maar zelfs dat is te breed: met hoeveel mensen wil je contact opnemen? Waar vind je ze? Hoe vind je hun contactgegevens? Zijn warme intro’s nodig? Zo ja, hoe gaat u die regelen? Welk e-mailsjabloon gebruikt u? Moet u contact met hen opnemen? Zo ja, wanneer? Welke interviewvragen ga je gebruiken als ze positief reageren?

Al deze vragen komen overeen met een taak die kan worden uitgevoerd: schrijf het e-mailsjabloon voor outreach, vind warme intro’s voor 10 mensen, zoek de e-mailadressen van 10 mensen, email 10 mensen koud, check in met iedereen die je afgelopen maandag hebt gemaild, of schrijf de interviewvragenbank.

Plan deze taken op atomair niveau voor elk uur van de dag vanaf het moment dat je wakker wordt tot het moment dat je gaat slapen. Op deze manier verdeelt u elk van uw doelen in specifieke acties en plant u deze acties voor specifieke tijden van de dag. Houd uzelf aan deze acties vast zoals u een echte vergadering zou doen, en u zult ongelooflijk efficiënt en actueel zijn in het bereiken van al uw doelen.

Maak tijd vrij voor diepgaand werk en maak de rest operationeel. Op doordeweekse dagen, die meestal vol zitten met telefoongesprekken en honderden e-mails, kun je nogal reactionair worden. Zelfs als je wilt lezen, nadenken of schrijven, is het ongelooflijk moeilijk om dat te doen in een omgeving zonder afleiding.

Maak doordeweeks alles operationeel, vooral tijdens de drukste blokken van de dag (waarschijnlijk late ochtenden en middagen). Als u niet naar een vergadering hoeft, plan uzelf dan alleen in voor gemakkelijk uitvoerbare, bijna hersenloze taken, zoals het verzenden van vooraf geschreven e-mailberichten of het zoeken naar e-mailadressen voor een bestaande lijst met mensen. Op deze manier kun je nog steeds vooruitgang boeken, zelfs tijdens gekkere delen van de dag.

In weekenden, avonden en nachten en vroege ochtenden, wanneer u waarschijnlijk minder vergaderingen / inkomende meldingen heeft, kunt u tijd vrijmaken om uw diepe werk te doen. Plan een paar uur om een ​​interview te schrijven dat je hebt gedaan of lees 100 pagina’s van een boek of schrijf de schets van een gedachte-stuk.

Geef uw uren, dagen of weken een thema. Kies indien mogelijk een thema voor de dag (of een paar uur of week), zoals inhalen van investeerders, eerste telefoontjes van investeerders, inhalen van portfoliobedrijven, nieuwe dealflow biotech IT, diepgaande due diligence-gesprekken met ontwikkelaarstools bedrijven of oproepen van kandidaten.

Door vergelijkbare bijeenkomsten met elkaar te organiseren, hoeft u minder moeite te doen om uit te blinken tijdens elke bijeenkomst en kunt u meer inzichten uit elke bijeenkomst halen door ze te benchmarken met de anderen en door ze onderling te delen.

Concentreer u sterk op leren in een volledig afleidingsvrije omgeving. Elke ochtend gedurende de eerste uren van de dag (ik word vrij vroeg wakker), houd ik mijn telefoon in de vliegtuigmodus en zet ik mijn laptop indien mogelijk niet aan. Ik hou van hardlopen, dus ik ga hardlopen of doe een paar uur een andere vorm van lichaamsbeweging en luister de hele tijd naar podcasts of een audioboek (ik ben meer een audio- dan visuele leerling).

De inzichten die ik leer van het horen van ervaren investeerders, oprichters en operators die hun ervaringen en lessen delen, zijn van onschatbare waarde voor hoe ik later op de dag bijdraag aan vergaderingen, hoe ik schrijf en hoe ik kansen analyseer.

Gedurende deze paar kostbare uren van de dag dat ik geen enkele manier heb om berichten te verzenden of te ontvangen, kan ik me alleen concentreren op leren en trainen, wat me helpt om slimmer te werken, niet alleen harder. de dag.

Vind manieren om het geheel groter te maken dan de som der delen. Hoewel ik met meerdere rollen jongleer, besteed ik elke week 30 minuten aan het nadenken over hoe ik lessen kan trekken uit elke rol en pas het in een of andere vorm toe op de andere.

Ik vind bijvoorbeeld vaak manieren waarop ik lering kan trekken uit het interviewen van mensen voor Elpha en deze kan toepassen op het stellen van doordachte vragen van oprichters in diligenceoproepen via mijn werk bij Soma Capital.

Verfijn uw microgewoonten. Pak, zonder overdreven reactionair te worden, problemen aan wanneer ze zich voor het eerst voordoen en wanneer ze nog relatief klein en beheersbaar zijn.

Maak tijd vrij om in ieder geval alle relevante e-mails elke dag te lezen. Na een vergadering waarin iemand u vraagt ​​om een ​​gemakkelijke intro per e-mail voor iemand anders te maken, maakt u die intro als u een paar minuten de tijd heeft voor uw volgende oproep of taak. Als je deze kleine dingen laat opstapelen, houd je een hoop taken over die je niet eens kunt onthouden of de motivatie kunt vinden om uit te voeren.

Micro-gewoonten zijn net als alle andere gewoonten. Ze hebben tijd, geduld en consistente oefening nodig om ze te vormen, maar het wordt steeds gemakkelijker om overuren te maken.