A levelezési probléma

Az egyes képviselők beérkező üzeneteinek sokfélesége és mennyisége köztársaságunk életében jelentősen megnőtt. 1789 óta a választók száma házkerületenként 20-szoros, szenátusi körzetenként és a Fehér Ház esetében pedig körülbelül százszorosára nőtt. A digitális technológiák csökkentették a képviselők és a választók közötti tömeges kommunikáció költségeit, és csökkentették a képviselőknek küldött üzenetek személyes költségeit is.

Ez a levelezési probléma l em: hogyan tudja egy képviselő hatékonyan feldolgozni és reagálni választóinak kommunikációjára? Az alapvető nehézség, hogy megértsék és megválaszolják a választópolgárok sokoldalú kommunikációját, nem változtak. Négy dolog mindig megnehezítette a levelezési problémát:

1. Fordítás :

Általában minden választópolgárnak megvan a maga mentális képe arról, hogyan működik a kormány. Így tesz mindenki a kormányban. Valahogy le kell fordítani a választópolgár gondolatait és kívánságait a választó részéről mondandó valamilyen leírásra egy olyan nyelven, amelyet a képviselő és / vagy a személyzet érthet.

Chris Casey klasszikusában, a The Hill on the Net-ben van egy képeslap kép, amely Kennedy szenátor irodájába küldött egy dühös választótól, és egyszerűen azt mondta: “Ha NEM szavazol, emlékezni fogok rád”. A szenátor irodája semmilyen módon nem tudja megtudni, hogy ez milyen szavazásra vonatkozik, vagy még akkor sem, ha a kártya pozitív vagy negatív érzelmeket fejez ki a szavazás iránt.

Nem számít, milyen technológiát használnak az üzenet továbbítására, a képviselőnek és a munkatársaknak meg kell hagyniuk azt a jelentést, amelyet az alkotó szándékozik átadni. Mint minden kommunikációnál, a szerző is összeállít valamilyen üzenetet, a címzett elolvassa (vagy megnézi a snapchat-et, vagy bármit), és valamilyen meggyőződéssel áll elő az üzenet jelentésével kapcsolatban. Néha a tervezett üzenet és a kapott üzenet hasonló, és néha félreértések vannak.

Mint állampolgárok, csapatban dolgozva elkerülhetjük a fordítási problémát. Az érdekképviseleti csoport által ajánlott üzenet (például a https://5calls.org/) elküldése előnyöket jelent számunkra, ha egyesítjük erőfeszítéseinket a szakemberek által kifejlesztett több üzenet elküldésére, hogy közvetítsük (vélhetően) szándékunkat.

2. Kategorizálás :

Miután a választópolgár üzenetét megértették, a képviselőknek mindig is szükségük volt arra, hogy az üzenetet a szélesebb választókerület kontextusában érzékeljék. Ez elszigetelt kérés? Vajon az emberek kopogtatnak az ajtókon ugyanazért a változásért?

A képviselő észlelését a lobbisták és a szervezők rendszeresen játsszák, miközben megtalálják a módját, hogy üzeneteiket jobban láthassák a képviselő számára. A telefonvonalak 100 hívással történő elzárása hatékonyabb, mint 10 000 e-mail küldése. Észreveszik a telefonvonalakat, de csak nevetnek az informatikuson. Vagy legalábbis hallom.

A kategorizálást intuitív módon lehet elvégezni, de elég nagy üzenetek mennyiségével (azaz legfeljebb, ha nem az összes amerikai kongresszusi iroda) a kategorizálást a Correspondence Management Software (CMS) kezeli. A vezető CMS rendszerek kulcsszavakkal illesztik az alkotó üzeneteket a megállapított kategóriákhoz. Például a fordítási funkció meghatározhatja, hogy egy alkotó e-mail valamilyen kérdésre igen szavazatot kért, és kérte a képviselő részvételét a helyi középiskolai ballagási ünnepségen. Az üzenet helyes kezeléséhez az e-mail ezen szakaszait a két vonatkozó csoportba kell sorolni.

Kategóriákra van szükség az automatizált vagy félig automatizált alkotóelem-válaszokhoz, és gyakran használják arra is, hogy a képviselő számára pillanatképet adjon a választókerületet érintő kérdésekről. A jelenlegi CMS-rendszerek mélyen nem megfelelőek a képviselő tájékoztatásához. Tudomásom szerint nincs olyan CMS-csomag, amely összehasonlítaná az adott témában küldött üzeneteket a más forrásokból (pl. Twitter forgalom) levezetett vetített arányokkal és a választókerület politikai demográfiájával. A képviselő megtudhatja, hogy az Amerikai Egészségügyi Törvényben volt a legtöbb hívás, de nem az, hogy ezek a hívások alacsonyabbak vagy magasabbak voltak a vártnál, más prediktív tényezőkre tekintettel. A képviselő természetes emberi hajlamát a téves érvelésre súlyosbítja a szokásos CMS-rendszerek.

3. Válasz :

Nehéz választ adni a választók kommunikációjára úgy, hogy értékeljék őket. A szokásos CMS rendszerek egy vagy több kategóriába sorolják a kommunikációt, amelyekre valamilyen előkészített válasz készen áll. A választók azonban nem érzik magukat hallottnak, ha nincs emberi elem. A tisztán automatizált választ szinte mindig ilyennek ismerik fel.

A helyzetet tovább rontja, hogy a választók elvárják, hogy választ kapjanak ugyanabban a közegben, amelyet használtak. Ha felhívják, elvárják, hogy egy személy válaszoljon; az e-mailnek válaszolnia kell az e-mailre; levél válaszoljon levélre. De mi lenne, ha szöveges üzenetet vagy videót küldenének. Felkészült-e az iroda a természetbeni válaszra? Kell?

Az ügyfél interakciókat lehetőségként kell tekinteni. Az alkotó kapcsolattartók nem lehetnek mások. A társadalmi jó egy alkotó kapcsolatfelvétel során az állampolgárok támogatásának mennyisége. – Valaki átkozott! Én benne vagyok!” Véleményem szerint ez azt jelenti, hogy a választókra adott válaszoknak tartalmazniuk kell a további részvétel útját minden olyan kérdésben, amely iránt érdeklődést mutattak. Sajnos a képviselők rossz üzleti tevékenységet folytatnak: több ügyfél több költséget jelent, és nem jelent további bevételt.

4. Újra konceptualizálás :

Az alapító kérelmek néha teljesen elmaradnak a falról. Azt akarják, hogy a képviselő orvosoljon valamilyen problémát, amely a törvény, a szabályozás, a kultúra és a gazdaság homályos funkciója. Kérhetik a „törvény” megváltoztatását, hogy tegyenek valamit, ha nincs egyetlen törvény, amely az ügyet irányítja. Új kérdéseket vethetnek fel, vagy akár remek ötleteket is adhatnak. Hogyan bővíthetik a képviselők irodái munkatársaik + automatizálási felületüket a nyilvánosság számára, hogy válaszolhassanak a falon kívüli ötletekre, új kérdésekre és / vagy nagyszerű ötletekre? Ez egyszerűen a kérdéses kategóriák taxonómiájának kibővítéséről szól, amelyek a rendelkezésre álló alkotó kapcsolatkezelő rendszereket vezérlik, vagy van valami alapvetően jobb megközelítés?

Következő: Hogyan segít az AI a levelezési problémában?